Sommaire de la politique de confidentialité des CBDC

Les Corporations au bénéfice du développement communautaire (CBDC) du Canada atlantique reconnaissent l’importance de votre vie privée et la nature délicate de vos renseignements personnels. Elles ont l’obligation de garder confidentielle toute information pouvant servir à vous identifier, et le souci de protéger les renseignements personnels qu’elles détiennent. La présente politique indique comment les CBDC s’y prennent pour gérer vos renseignements et préserver votre vie privée.

Votre droit à la confidentialité                                                                                                                                            

Depuis le 1^er janvier 2004, toutes les entreprises exerçant des activités commerciales doivent se plier à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui confirme vos droits relativement à la confidentialité de vos renseignements. Les CBDC sont responsables des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent et divulguent à d’autres. Pour assurer leur imputabilité, elles ont élaboré la présente politique, instauré des mesures de protection des documents, et formé leurs administrateurs et leur personnel sur leurs politiques et pratiques. La présente politique reconnaît et respecte les dix principes suivants, établis dans la LPRPDE :

1. Responsabilité : Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.IDENTIFYING PURPOSES: The purposes for which personal information is collected shall be identified by the organization at or before the time the information is collected.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.LIMITING COLLECTION: The collection of personal information shall be limited to that which is necessary for the purposes identified by the organization. Information shall be collected by fair and lawful means.
3. Consentement : Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.ACCURACY: Personal information shallbe as accurate, complete, and up-to-date as is necessary for the purposes for which it is to be used.
4. Limitation de la collecte : L’organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.OPENNESS: An organization shall make readily available to individuals specific information about its policies and practices relating to the management of personal information.
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
6. Exactitude : Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
7. Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
8. Transparence : Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
9. Accès aux renseignements personnels : Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes : Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l’organisation concernée.

Quels renseignements personnels les CBDC recueillent-elles?

Les renseignements personnels sont ceux qui vous identifient ou permettent de déduire votre identité. Les CBDC ont besoin de ce type de renseignements principalement lorsqu’il s’agit d’offrir des services de prêts à leurs clients.

Pourquoi en ont-elles besoin?

Les CBDC offrent leurs produits et services à une vaste clientèle, et de temps à autre, elles peuvent distribuer du matériel concernant ces services ou des nouveautés d’intérêt pour votre entreprise.

Leur raison première de collecter vos renseignements est donc de vous aider. Elles utilisent ces renseignements entre autres pour l’aide à la préparation d’un plan d’affaires; les consultations; les évaluations de crédit; l’analyse de l’admissibilité à un prêt; les dépôts ou retraits directs; la préparation de documents juridiques; la production de rapports trimestriels; l’évaluation de la valeur nette et les décisions y afférentes; la détermination de l’admissibilité à divers programmes et sources de financement; etc.

Utilisation de vos renseignements

Les CBDC utilisent vos renseignements personnels pour vous fournir des conseils et des services, et pour s’adresser directement à vous dans ses activités de marketing. Si vous n’avez plus de prêt auprès de votre CBDC et l’avisez que vous ne souhaitez plus recevoir d’information sur ses services ou autres, elle vous retirera de sa liste de diffusion.

Comment vos renseignements sont-ils recueillis?

Les CBDC collectent l’information de façon honnête, licite et raisonnablement non intrusive. Lorsque possible, elles obtiennent vos renseignements directement auprès de vous, d’abord par le formulaire de votre demande de prêt, puis ponctuellement au cours de la durée de votre prêt si celui-ci est approuvé.

Elles obtiennent parfois les renseignements auprès d’autres sources, comme :

• votre banque ou coopérative de crédit;
• votre compagnie d’assurance;
• votre agent immobilier (lorsqu’il y a achat ou vente d’une propriété);
• des registres ou organismes gouvernementaux;
• votre employeur;
• votre avocat;
• votre comptable;
• des agences d’évaluation du crédit (TransUnion, Equifax);
• des consultants externes.

Consentement

Dans la plupart des cas, la CBDC vous demandera de l’autoriser par écrit à collecter, à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels. À ce propos, elle reconnaît l’apposition de votre signature sur une demande de prêt comme votre consentement à l’utilisation et à la divulgation de l’information qu’elle contient aux fins du traitement de ladite demande. Les CBDC demandent normalement votre consentement sous forme écrite, mais pourraient l’accepter sous forme verbale dans certains cas. Enfin, vos interactions avec la CBDC peuvent parfois être interprétées comme un consentement tacite de votre part.

Divulgation de vos renseignements personnels

Une CBDC ne transmettra jamais vos renseignements personnels à des tiers pour que ceux-ci vous fassent la promotion de leurs produits et services sans votre consentement écrit. Les CBDC ont cependant l’obligation de divulguer vos renseignements personnels à certains organismes gouvernementaux, comme l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APÉCA). De plus, elles divulgueront vos renseignements lorsque :

• la loi les y oblige ou les y autorise;
• vous avez consenti à cette divulgation;
• c’est nécessaire pour établir ou percevoir une créance;
• la CBDC concernée recourt à un tiers pour des services administratifs (services de copie de sauvegarde, d’archivage de dossiers, etc.);
• l’information est déjà connue du public.

Enfin, une CBDC transmettra vos renseignements à des tiers pour faciliter le consentement de votre prêt, par exemple à l’employé de la banque qui traitera votre prêt et la sûreté donnée en garantie pour celui-ci. Dans ces cas, vous aurez implicitement consenti à cette divulgation par votre signature de la demande de prêt, et la CBDC transmettra vos renseignements à moins d’avis écrit contraire de votre part.

Conservation de vos renseignements personnels

Les CBDC reçoivent un financement de l’APÉCA et d’autres organismes gouvernementaux, et leurs ententes avec ces tiers stipulent qu’elles doivent conserver l’information qu’elles collectent pendant un minimum de sept ans après la date du rejet de la demande, si le prêt est refusé, ou après la date du remboursement intégral, si le prêt est consenti.

Mise à jour de vos renseignements

Puisque les CBDC utilisent vos renseignements pour vous fournir des services, il est important que ceux-ci soient exacts et à jour. Si, au cours de votre relation d’affaires, certains de vos renseignements changent, veuillez en aviser votre CBDC pour qu’elle puisse effectuer les ajustements nécessaires. De plus, si vous établissez que l’information qu’une CBDC détient sur vous n’est pas exacte, complète et à jour, cette dernière prendra des mesures raisonnables pour redresser la situation.

Mes renseignements personnels sont-ils bien gardés?

Les CBDC prennent toutes les précautions raisonnables pour veiller à ce que vos renseignements personnels ne soient ni perdus, ni consultés, modifiés ou divulgués sans autorisation. Voici certaines de ces précautions :

• installations sécuritaires (portes et classeurs verrouillés);
• accès restreint aux renseignements personnels;
• mise en place de mesures technologiques, comme des logiciels de sécurité et pare-feu, pour contrer les tentatives de piratage ou d’accès non autorisé aux ordinateurs;
• mots de passe et politiques de sécurité internes.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à tout renseignement personnel dans votre dossier, ou demander un résumé de l’information qu’il contient. La CBDC pourrait cependant vous facturer les frais de reproduction si vous lui demandez des copies.charges if you require copies of your personal information.

Peut-on me refuser l’accès à mes renseignements personnels?

Votre droit d’accès à vos renseignements n’est pas absolu;  la CBDC pourrait rejeter votre demande lorsque :

• la loi l’exige ou l’autorise;
• ledit accès serait déraisonnablement préjudiciable à la vie privée d’autres personnes;
• l’information est protégée par le secret professionnel;
• vos renseignements personnels ne peuvent être séparés des renseignements personnels d’une autre personne.

Si la CBDC refuse votre demande d’accès (ou de correction), elle vous expliquera pourquoi.

Agences d’évaluation du crédit

Afin d’être plus à même de décider si elle octroie du crédit à un client, de combattre la fraude et de vérifier l’identité d’un nouveau client, une CBDC peut, à l’occasion, demander de l’information à une agence d’évaluation du crédit qui tient un dossier à votre sujet.

Communication avec votre CBDC

Sachez que le courriel n’est pas un mode de communication parfaitement sécuritaire; veuillez en tenir compte lorsque vous transmettez des renseignements personnels ou confidentiels à votre CBDC par ce canal.

Modification de la présente politique

Comme les CBDC revoient régulièrement l’ensemble de leurs politiques et procédures, la présente politique de confidentialité pourrait changer de temps à autre.

Vos mesures de confidentialité

Dans le cadre de l’étude de votre demande et de toute relation d’affaires subséquente entre votre entreprise et une CBDC, vous fournirez des renseignements personnels sur lesquels vous avez le contrôle. La CBDC comptera sur le fait que vous avez pris les mesures pour vous conformer à la LPRPDE et à toute autre loi ou exigence applicable avant de lui remettre vos renseignements. En apposant votre signature ci‑dessous, vous confirmez que vous respectez ces lois et exigences, et que vous êtes autorisé à fournir les renseignements que la CBDC vous demande.